Com a implantação já em andamento para as grandes empresas, o eSocial agora é obrigatório 
para as demais empresas com funcionários, inclusive MEI

Já estamos quase no meio do ano de 2018 e cada vez mais perto da implantação do eSocial para as empresas que faturaram menos que 78 milhões no ano de 2016.  A implantação foi dividida em 5 fases que vai até janeiro de 2019. A primeira etapa, as empresas têm até dia 01 de julho de 2018 para aderir. Você pode conhecer cada etapa, neste artigo da GSi Contabilidade.

O eSocial é a forma unificada de cumprir obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, integrando o Ministério do Trabalho, Caixa Econômica, Secretaria de Previdência, INSS e Receita Federal.

Essa integração faz com que os processos sejam organizados e haja uma redução de custos e de tempo gasto no setor de pessoal. Mas isso é depois que o programa estiver implantado nas empresas. Durante a sua implantação, o eSocial requer tempo, investimento, atenção nos prazos e, principalmente, adaptação às novas rotinas.

Com o eSocial, a informação precisa ser passada de forma ágil e correta. Aquele famoso “jeitinho” praticado por muitas instituições, se torna impossível. Pois junto com essa nova forma de enviar os dados, está um monitoramento contínuo das empresas, permitindo a fiscalização, a auditoria e a autuação eletrônica.

O que é necessário adequar para o eSocial?

• Atualização de dados: um ponto principal e inicial é a verificação e a atualização dos dados cadastrais dos colaboradores. Qualquer divergência deverá ser corrigida.
• Padronização de códigos: o Código Brasileiro de Ocupação – CBO- de cada colaborador precisa ser verificado se corresponde ao atualizado pelo IBGE.
• Formatos de arquivo: os arquivos serão gerados em XML, as antigas declarações e formulários serão extintos.
• Periodicidade e prazos: alguns eventos, como a admissão e demissão, deverão ser informados assim que ocorre. Já as informações referentes ao Seguro Social e a Folha de Pagamento, deverão ser enviadas mensalmente.

E se não cumprir os prazos do eSocial?

Como o eSocial permite uma fiscalização maior dos dados e um monitoramento contínuo das informações. O não cumprimento de prazos e obrigações acarreta multas e penalizações. Seguem exemplos em casa de atraso ou falta de entrega das informações:

• Admissão (por empregado): de R$402,53 a R$805,06;
• Alteração de dados cadastrais ou contratuais: de R$201,27 a R$402,54;
• Atestado de saúde ocupacional: de R$402,53 a R$4.025,33;
• Emissão de CAT: de R$724,00 a R$4.390,24.

Por onde começar?

A primeira fase da implantação é destinada a qualificação cadastral da empresa e a revisão de tabelas. Nesse momento é necessário revisar e enviar ao sistema as seguintes informações:

• Estabelecimentos e CNAEs;
• Cargos e CBOs;
• Horários e turnos;
• Rubricas e incidências;

Se a empresa possui uma equipe interna que cuida do Departamento Pessoal, o ideal é criar comitês com responsáveis por cada atividade, com a finalidade de fazer todas as atualizações dentro do prazo estabelecido.

Já se esse setor tem parte destinada a uma empresa terceirizada, é necessário que as duas empresas trabalhem em conjunto. Acompanhe como a implantação do eSocial está caminhando e atenda os pedidos de dados e documentos que a terceirizada solicitar o mais breve possível. Assim é possível fazer diagnósticos antes do prazo e enviar todas as informações corretas.

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