Com 50% dos empregados cadastrados, o eSocial provoca mudanças na rotina das empresas 

Empresas optantes pelo Simples Nacional têm até dia 09 de abril de 2019 para se cadastrar ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas  – eSocial.

Essas empresas pertencem ao Grupo 3 da Implantação, que foi dividida em 4 grupos e faseada em 5 etapas. Os grupos anteriores já estão cumprindo a terceira fase da implantação, enviando eventos periódicos ao sistema.

Imagem oficial – Divulgada no portal do eSocial

Com toda a implantação em andamento, cerca de 50% dos trabalhadores brasileiros estão cadastrados no eSocial. A estimativa era que 70% do empregados estivessem cadastrados no sistema a essa altura.

O fato é que o eSocial muda a rotina tanto dos profissionais de RH quanto das empresas brasileiras de forma geral. Alguns processos ligados a informações pertinentes aos colaboradores precisam ser modificados.

Veja alguns exemplos:

• Admissão : As admissões devem ser informadas até o dia anterior a contratação dos funcionários.

• Demissão: Em caso de desligamento com aviso prévio indenizado, a empresa tem até 10 dias após a rescisão para informar. Já quando o aviso prévio cumprido pelo empregado, a informação deve ser feita até um dia após a ocorrência.

• Alterações salariais: devem ser informadas até o dia posterior a ocorrência e antes do envio de dados seguintes da remuneração do trabalhador.

• Jornada de trabalho: deve ser cadastrada juntamente com a função e salário do empregado. Qualquer alteração deve ser informada no momento da ocorrência;

Além disso, há outras obrigatoriedades e algumas delas chegam até aos trabalhadores. Por exemplo, todos dependentes dos colaboradores devem ter o CPF cadastrado no sistema. Para isso, é necessário que eles providenciem o documento e informe para a empresa.

Se as obrigatoriedades não forem cumpridas?

O não cumprimento dos prazos e obrigatoriedades acarretará multas para a empresa. As penalidades variam de acordo com a cada ocorrência e, na maior parte das vezes, pode dobrar o valor em caso de reincidência.

Como adequar a minha rotina ao eSocial?

O eSocial unifica obrigações e cruza informações. Com isso, é necessário adequar a rotina para evitar perder prazos. Para isso, é essencial:

• tenha uma comunicação ativa entre empresa e os responsáveis pelo Departamento  Pessoal, seja ele interno ou terceirizado;
• replique a comunicação para os seus colaboradores, eles também precisam ter prazos para providenciar documentos e informações;
• crie processos da admissão até a demissão com base nos novos prazos;
• esteja com os seus processos sempre um passo à frente do faseamento da implantação.  

Assim a sua empresa empresa vai cumprir todos os processos de acordo com a obrigatoriedade e com maior segurança.

Conheça o eSocial

O eSocial foi instituído com o Decreto 8.373/14. O sistema traz uma nova forma, unificada, de apresentar informações Trabalhistas, Fiscais e Previdenciárias.  Ao todo, são mais de 40 tipos de arquivos com informações detalhadas que unificam 15 obrigações, são elas:

• GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;

• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;

• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;

• LRE – Livro de Registro de Empregados;

• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;

• CD – Comunicação de Dispensa;

• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;

• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;

• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;

• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;

• QHT – Quadro de Horário de Trabalho;

• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;

• Folha de pagamento;

• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;

• GPS – Guia da Previdência Social.

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